Im November 2015 hat Ratsmitglied Detlef Kauner (Bündnis 90/Die Grünen) im Sozialausschuss das Zustandekommen dieser Flüchtlingskonferenz angestoßen. Über einen entsprechenden Ratsantrag führte die sich schnell interfraktionell entwickelnde Initiative zu einer Gesprächsrunde mit der Stadt. Es sollte dabei möglichst schnell eine geeignete Plattform gefunden werden, um die Verwaltung in ihrer kommunalen Arbeit zu den Problemstellungen zu Flüchtlingsfragen und –themen, die über die reine Unterbringungs- und Erstversorgungsproblematik hinausgehen, zu entlasten.
Ausgestattet mit einem Veranstaltungsbudget durch die Stadt Burgdorf fanden sich am Sonnabend im StadtHaus knapp 90 interessierte und bereits aktive Bürger und Bürgerinnen zusammen. Nach einem umfangreichen Tagesprogramm mit einem Zeitfenster von 10:00 Uhr bis maximal 17:00 Uhr wollte man zu Ergebnissen kommen, deren Inhalte zu einem Handlungsrahmen zusammengefasst werden können. Mit diesem Leitfaden, mit dem bisherigen Arbeitstitel "Burgdorfer Erklärung", könnten sich dann allen Beteiligten und zukünftig Aktive in der Flüchtlingsarbeit direkt oder mit den herausgebildeten Adressnetzwerken organisieren und Informationsmängel oder Überschneidungen verhindern. Im Ergebnisvorgriff sei hier schon erwähnt, dass zukünftig durchaus die Bezeichnung "neue Nachbarn" für die Menschen gewählt werden könnte, die aus Not, Verfolgung und Kriegswirren zu uns kommen.
Flott moderiert wurde der Tag mit seinem umfangreichen Programm von Elke Stratmann (freiberufliche Organisationsberaterin und Coach) aus Hannover, um einen professionell gehaltenen Ablauf innerhalb des Zeitrahmens sicher zu stellen. Nach einer kurzen Begrüßung und Ansprache von Bürgermeister Baxmann, in der er die Bedeutung von "Integration" ausformulierte, führte Stadtrat Michael Kugel weiter aus. Inhaltlich war es ihm dabei wichtig, dass die Flüchtlingsproblematik zwar nicht mehr unbedingt Leitthema in "Presse, Funk und Fernsehen" ist, aber umso mehr immer noch eines der vorrangigen Problemstellungen sei, nicht nur für Burgdorf in seiner Gesamtheit gesellschaftlichen Handelns.
Elke Stratmann leitete dann zu einer ersten, als "Marktplatz" bezeichnete Aktivität über, in dem sie das Plenum auf die Stände der anwesenden Initiativen und Einrichtungen verwies. Deren Aktionsinhalte sollten sich die Anwesenden in Gruppen, einem Speed-Dating ähnlich, in jeweils zehnminütigen Vorträgen von den jeweiligen Gruppenaktiven vermitteln lassen.
Entsprechend gut vorbereitet standen dazu die Initiative Schillerslage, das Burgdorfer Mehrgenerationenhaus, der Nachbarschaftstreff Ostlandring, das Johnny B, die Paulusgemeinde und die zuständigen Einrichtungen der Stadt Burgdorf Rede und Antwort. Gemeinschaftlich wurden dann drei Fragestellungen aller "Marktstandinitiativen" zur Vorbereitung der für den Nachmittag geplanten Workshops herausgearbeitet: "Die Rolle der Flüchtlingssozialarbeit", "Was läuft bereits gut?" und schlüssig die Frage "Was könnte besser sein?"
Nach einem gemeinsamen Mittagessen, vom ServiceTeam des StadtHaus in Buffetform serviert, sollte innerhalb von sechs Projektgruppen (Workshops) diskutiert, substantiiert und zum späteren Vortrag vor dem Plenum und zur Einbringung in den Leitfaden "Burgdorfer Erklärung" schriftlich fixiert werden.
Die Teilnehmer konnten sich bereits im Vorfeld der Konferenz zu den sechs Interessensschwerpunkten anmelden: "Sprachförderung", "Ärztliche Versorgung", "Zugang zum Arbeitsmarkt", "Kultur", "Sport", sowie "Angebote für Flüchtlingsmädchen". Somit bedurfte die Moderation von Elke Stratmann nur noch die Verteilung der Gruppen auf die mit Flipchart und Arbeitsmittel ausgestatteten Räume im StadtHaus – und der Zeitvorgabe sich um 16:00 Uhr wieder im Saal des StadtHauses einzufinden, um die Gruppenergebnisse vorzutragen und zusammen zu fassen.
Workshop-Ziele waren dabei, sich eine Übersicht zu verschaffen über bereits bestehende Angebote und Institutionen und wie die Zusammenarbeit solcher Initiativen mit Haupt- und Ehrenamtlichen verbessert werden kann, sowie ine fachliche Diskussion zu den Gruppenschwerpunkten mit dem Ziel der Professionalisierung der Flüchtlingssozialarbeit in diesen Bereichen, die insgesamt als langfristige Strategie in die spätere "Burgdorfer Erklärung" einfließen können.
Aus den sechs Workshops wurden insgesamt sechsundzwanzig Ergebnisinhalte vorgetragen, als eine vorläufige Agenda von Elke Stratmann aufgeschrieben, um zu gegebener Zeit in die "Burgdorfer Erklärung" einzufließen.
