Ab 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für Unternehmen und auch Betriebe in Hannover und Umgebung sollten sich deshalb spätestens jetzt auf diese Umstellung vorbereiten. Welche Unternehmen betroffen sind, welche Fristen es zu beachten gilt und welche Unterstützung es in der Region für die Umstellung gibt, wird in diesem Artikel erläutert. Überdies wird erklärt, warum es sinnvoll ist, trotz Übergangsfristen bereits vor 2028 auf E-Rechnungen umzusteigen und welche Schritte für die erfolgreiche Umstellung notwendig sind.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder Bilddateiformaten stellt eine E-Rechnung Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar und ermöglicht so, dass Rechnungen elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Dadurch erfolgt eine medienbruchfreie und automatisierte Weiterverarbeitung bis hin zur Auszahlung.
Im Vergleich zur Papierrechnung bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Für Rechnungssteller bedeutet sie eine vereinfachte Rechnungsstellung, verkürzte Durchlaufzeiten, schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlungen. Zudem werden Kosten für Papier und Porto eingespart und die Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen gesteigert. Auch für Rechnungsempfänger ergeben sich Vorteile wie die reduzierte Fehleranfälligkeit durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten, Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung sowie eine dezentrale Bearbeitung der Rechnungen. Doch in welchem Fall ist die elektronische Rechnung Pflicht und ab wann treten die entsprechenden Gesetze in Kraft?
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
In Deutschland ist die Nutzung von E-Rechnungen bereits jetzt Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Diese Rechnungen müssen den Anforderungen der E-Rechnungsverordnung entsprechen.
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wird die elektronische Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet und Unternehmen im geschäftlichen Verkehr dürfen untereinander künftig nur noch elektronische Rechnungen in bestimmten Formaten erstellen und empfangen. Zu den gängigen Formaten der E-Rechnung zählen die XRechnung, ZUGFeRD und EDI-Rechnungen.
- Die XRechnung ist der Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland.
- ZUGFeRD kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuellen PDF, wodurch sie sowohl von Menschen als auch Computern gelesen werden kann.
- EDI-Rechnungen werden in einem standardisierten Format zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht, jedoch entsprechen sie oft nicht der Norm EN 16931, die im Wachstumschancengesetz gefordert wird.
Unabhängig vom Format müssen E-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen enthalten. Diese Angaben sind im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) festgelegt und stellen sicher, dass die Rechnungen eindeutig zugeordnet und geprüft werden können.
Ab wann ist die elektronische Rechnung Pflicht im B2B-Bereich?
Ab dem 1. Januar 2025 ist die Nutzung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland grundsätzlich verpflichtend. Es gibt jedoch Übergangsfristen, die Unternehmen eine schrittweise Anpassung ermöglichen:
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 noch als Papierrechnungen oder PDFs übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger dies akzeptiert.
- Für das Jahr 2027 besteht diese Möglichkeit ebenfalls, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
- Ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnung jedoch für alle Geschäftsvorfälle im B2B-Bereich zwingend vorgeschrieben sein.
Die genannten Übergangsfristen gelten allerdings nur für den Versand von Rechnungen. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es hingegen keine Übergangsfrist und alle Unternehmen in Hannover und Umgebung müssen bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Aufgrund dieser Anforderungen empfiehlt es sich, bereits jetzt vollständig auf die E-Rechnung umzustellen. Doch wie funktioniert diese Umstellung im Detail und welche Institutionen offerieren Unterstützung?
Wer bietet in Hannover Unterstützung für die Umstellung an?
In Hannover unterstützt der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) Betriebe durch eine Umfrage, die in Zusammenarbeit mit den Universitäten Nürnberg-Erlangen und Potsdam durchgeführt wird. Diese soll herausfinden, wie gut Handwerksunternehmen auf die E-Rechnung vorbereitet sind und welche konkrete Unterstützung sie benötigen. Die Ergebnisse sollen dazu beitragen, maßgeschneiderte Hilfsangebote zu entwickeln und die Bedürfnisse des Handwerks gegenüber politischen Entscheidungsträgern zu vertreten.
Zusätzlich bietet die IHK Hannover kostenfreie Online-Veranstaltungen zur Einführung der E-Rechnung an. Diese Veranstaltungen sollen Unternehmerinnen und Unternehmer mit dem nötigen Wissen und den Werkzeugen ausstatten, um die Umstellung erfolgreich zu bewältigen. Für die Teilnahme an den Veranstaltungen ist eine Anmeldung nötig.
Welche Schritte sind für die Umstellung erforderlich?
Angst vor der Zukunft der Tech-Gesellschaft ist überflüssig, denn die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein Hexenwerk. Sie kann mit den richtigen Werkzeugen und in folgenden fünf Schritten in wenigen Wochen gelingen:
- Bestehende Abläufe und Systeme prüfen
- Passende Softwarelösungen auswählen und beschaffen
- Mitarbeiterschulungen zur Nutzung der neuen Systeme durchführen
- Neue Software in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren
- Testläufe durchführen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen
Ein Steuerberater oder -experte aus Hannover und Umgebung kann wertvolle Unterstützung bieten und sicherstellen, dass auch tatsächlich alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
